Referenzprojekt
Aufnahme und Analyse von Workflows
- Teamgröße
3 Projektmitglieder
- Zeitraum
4 Monate
Ausgangssituation
Unser Kunde ist einer der größten Anbieter von Fachinformationen im deutschsprachigen Raum.
Nachdem wir bereits erfolgreich zusammengearbeitet und die Auslastungen in den zentralen Serviceabteilungen erhoben haben, sollte die Zusammenarbeit nun fortgesetzt werden. Dabei vermutet der Kunde Potentiale in derzeitigen Prozessen und Arbeitsabläufen in ausgewählten Abteilungen.
Zielsetzung
Das Projektziel war die Aufnahme und Analyse der Workflows im Auftragsmanagement mit den Schnittstellen zum Verkauf sowie zur Medienproduktion. Dabei sollte einem ersten Schritt der Informationsfluss vom Verkauf an das Auftragsmanagement betrachtet werden. Zudem sollte aufgenommen werden, welche Informationen durch das Auftragsmanagement im System erfasst und wie die Informationen durch die Medienproduktion abgerufen werden. Mit den gewonnenen Erkenntnissen sollten die bestehenden Workflows abgebildet und hinsichtlich Ineffizienzen untersucht werden.
Schritt für Schritt zum Erfolg
Unsere Vorgehensweise.
Zunächst wurden die relevanten Akteure im Markt bestimmt und aufgelistet.
Zu Beginn wurden in einem Workshop mit den Projektbeteiligen aus den entsprechenden Abteilungen die übergeordneten Teilprozesse erfasst. Dies hat die Basis gebildet, um in einem weiteren Schritt innerhalb von Interviews mit den Mitarbeitenden die konkreten Prozesse zu erheben. In mehreren Iterationsstufen konnten die Arbeitsschritte modelliert sowie bestehende Pain Points diskutiert werden.
Die Aufbereitung der erhobenen Prozesse ist in Microsoft Visio erfolgt. Mit Hilfe eines Dashboards und Verlinkungen zu den Arbeitsblättern ist dabei eine interaktive Prozesslandschaft entstanden. Dies hat es ermöglicht, einen schnellen sowie gleichzeitig konkreten Einblick in die Arbeitsabläufe der betrachtenden Abteilungen zu erhalten.
Zuletzt wurden Optimierungsvorschläge auf Basis der identifizierten Pain Points ausgearbeitet und im Rahmen der Ergebnispräsentation diskutiert.
