Analyse und Optimierung der Kreishandwerkschaften
- Teamgröße
4 Projektmitglieder
- Zeitraum
8 Monate
Ausgangssituation
Die Handwerkskammer (HWK) Region Stuttgart ist eine der bundesweit 53 Handwerkskammern. Aufgeteilt ist der Bezirk in sechs Kreishandwerkerschaften (KH) mit insgesamt 96 Innungen. Die HWK, KH sowie Innungen sind Körperschaften des öffentlichen Rechts und vertreten in der Region Stuttgart die Interessen ihrer Mitgliedsbetriebe. Die KH haben eine ehrenamtliche sowie eine hauptamtliche Struktur und verfügen über unterschiedlich viel Personal. Dabei betreuen die KH eine Vielzahl von Themenbereichen, u. a. die Geschäftsführung der Innungen, Betreuung von Ausbildungs-/Prüfwesen und Repräsentation im jeweiligen Landkreis. „Die limitierten ehren- wie hauptamtlichen Ressourcen, die Notwendigkeit der Modernisierung sowie die Steigerung der Leistungsfähigkeit und die rückläufige Mitgliederentwicklung sind wesentliche Herausforderungen für die KH. Die Zusammenarbeit zwischen Innungen, KH und HWK ist nur zum Teil standardisiert und in Prozessbeschreibungen abgebildet.
Zielsetzung
Das Projektziel ist die Aufnahme, Strukturierung sowie Optimierung der Prozessabläufe in den KH, sodass eine leistungsfähige Organisationsstruktur gewährleistet wird. Dabei sollen die bestehenden Aufgaben, Prozesse und Leistungen in den KH mithilfe der Durchführung von Workshops mit den verantwortlichen Personen aufgenommen werden. Zudem sollen Zielbilder einer Organisationsstruktur entwickelt und Optimierungspotenziale identifiziert sowie mit allen KH gegenübergestellt werden. Die gewonnenen Erkenntnisse sollen zuletzt mit der HWK und den KH diskutiert werden.
Schritt für Schritt zum Erfolg
Unsere Vorgehensweise.
Zu Beginn des Projekts wurde der Status quo hinsichtlich der formellen Organisationsstruktur der sechs KH dargestellt sowie die bestehende Dokumentation von Aufgabenbereichen und Prozessbeschreibungen auf Seiten der HWK gesichtet. Darauf folgend wurde eine Strukturanalyse in zwei von sechs KH gestartet, in welcher Aufgaben, Prozesse und Leistungen mithilfe der Durchführung von Workshops mit den verantwortlichen Personen in den jeweiligen KH aufgenommen wurden. Dies hat ebenso die Identifikation sowie Priorisierung von bestehenden Problemfeldern in den täglichen Aufgabenbereichen beinhaltet.
Nachdem ein formales Verständnis hinsichtlich der Aufgabenbereiche der KH erzeugt wurde, konnte die Strukturanalyse in den verbleibenden vier KH durchgeführt werden. Auch hier wurden die Aufgabenbereiche aufgenommen und Problemfelder diskutiert. Parallel zu den Gesprächen mit den KH wurden die Ergebnisse gegenübergestellt und Gemeinsamkeiten sowie Verschiedenheiten aufbereitet. Hierbei wurde insbesondere aufgezeigt, in welchen Themenfeldern ein verstärkter Handlungsdruck für alle KH besteht. Zudem wurden die Schnittstellen zur HWK betrachtet und aufgezeigt.
Abschließend wurden die Gemeinsamkeiten und Verschiedenheiten sowie die Problemfelder in einem Ergebnisdokument beschrieben. Darauf basierend wurden Handlungsempfehlungen erörtert und in einer Ergebnisbesprechung gemeinsam mit der HWK sowie den KH diskutiert. Ergänzend dazu wurden die aufgenommenen Aufgabenbereiche und Aktivitäten in einem Dokumentationshandbuch präzise beschrieben.
